Inovasi membuat arsip bisa menjadi teman bergaul yang menyenangkan. Ternyata, tur ke masa lalu dengan menikmati arsip bisa mengasyikkan. Bahkan, merawat arsip bisa menjadi solusi sengketa. Berikut catatan Haikal Zamzami, peneliti The Jawa Pos Institute of Pro-Otonomi (JPIP).

Arsip identik dengan dokumen berdebu yang bisa mengakibatkan bersin-bersin. Namun, di tangan Sudjono, arsip bisa menjadi wisata. Kepala Badan Perpustakaan dan Kearsipan Provinsi Jawa Timur itu sudah berusaha menonjolkan sisi mengasyikkan dari arsip. Arsip-arsip, termasuk foto-foto bersejarah, ditata dengan apik di lobi dan kamar penyimpanan arsip. Bahkan, disediakan bus yang didesain mirip trem untuk wisata sejarah.

Anak-anak sekolah pun gembira ketika diajak menelusuri pengelolaan arsip. Rombongan anak-anak SD Tenggilis Mejoyo I pada Selasa pekan lalu berceloteh melihat-lihat foto bersejarah. Misalnya, foto Bung Karno yang duduk bersama rakyat di Deket, Lamongan, pada 1956. ’’Saya paling suka lihat koleksi uang kuno,’’ kata Mita, siswa kelas 6.

Mereka diajak tur, dimulai dengan melihat film-film hitam putih arsip perjuangan. Saat itu, yang dipertontonkan adalah KTT Asia-Afrika di Bandung. Lalu, mereka diajak melihat-lihat aneka jenis arsip. Yakni, arsip tekstual (dokumen, peta, arsip arsitektural) serta nontekstual (film, foto, dan suara). Pemeliharaan yang serius membuat keawetan arsip-arsip tersebut terjaga.

Saat itu, ada beberapa mahasiswa magang dari jurusan sejarah Universitas Sebelas Maret yang merestorasi arsip peta-peta bidang tanah dari zaman awal abad ke-20. Mereka mengenakan jas lab seperti dokter. Karena ketelatenan, gambar peta yang sudah memudar itu bisa ’’muncul’’ lagi dengan diolesi cairan kental. Begitu diratakan dengan penggaris, eh galur-galur petanya keluar. ’’Peta semacam ini pernah menjadi data yang bisa menyelesaikan sengketa tanah,’’ kata Sudjono dengan bangga. Arsip-arsip semacam itu kadang didapatkan dari kantor lain di pemerintah provisi dan telantar.

Arsip memang menjadi tantangan. Sebab, dokumen apa pun yang keluar masuk di pemerintahan menjadi arsip. Namun, sejak 2014, diputuskan bahwa yang tak penting harus dimusnahkan demi efisiensi. Pemusnahan itu harus melalui kajian tim yang ditunjuk. ’’Kadang pemusnahan ini bisa sangat banyak,’’ kata Tutik B. dari bagian penyusutan arsip.

Salah satu arsip-arsip yang tidak dibutuhkan itu berupa bekas proposal dari masyarakat yang sangat banyak. Pemusnahan dilakukan dengan cara dilego untuk didaur ulang.

Di antara kunjungan ke kantor arsip, yang paling menyenangkan bagi anak-anak tentulah berkeliling Surabaya dengan bus wisata arsip. Bagian depan dan belakang bus itu tak kentara karena dibentuk seperti gerbong trem kuno. Itu bagaikan upaya membangkitkan kenangan bahwa pada masa lalu ada trem yang berlalu-lalang di Surabaya.

Rute kunjungan tersebut dimulai dari Kantor Badang Arsip dan Perpustakaan di Jalan Jagir Wonokromo. Ditemani pemandu, bus melewati Tugu Pahlawan, Museum House of Sampoerna, Bank Indonesia, Hotel Majapahit (bekas Hotel Oranje), serta rute-rute bersejarah lain. ’’Kami kadang juga diajak melewati Ampel. Namun, karena di luar rute resmi, pemakai jasa mau menambah biaya,’’ kata seorang petugas. Wisata bus arsip itu gratis. Jadwalnya Selasa dan Kamis. Untuk mendaftar tur, cukup menelepon kantor arsip yang bisa dilihat di website.

Selain menyimpan arsip milik pemerintah, Badan Kearsipan sebenarnya membuka diri apabila warga ingin menyimpan dokumen pribadi. Penitipan arsip pribadi itu ditarif tidak mahal. Tujuannya, kata Sudjono, masyarakat makin sadar arsip. ’’Kadang dokumen penting ketlisut. Karena itu, dengan petugas dan sistem yang profesional, kami bisa membantu menyimpannya,’’ kata pejabat senior di Pemrov Jatim tersebut.

Instansi itu juga membantu para peneliti. Mereka boleh melihat arsip sesuai dengan prosedur. Untuk memudahkan, arsip-arsip sudah dilabeli warna. Yakni, biru untuk arsip lembaga pemerintah, putih (Hindia Belanda), hijau (lembaga swasta), dan merah (kelompok media baru). Bahkan, penggandaan arsip dengan fotokopi diperbolehkan. Para peneliti yang datang termasuk para ilmuwan Belanda. Maklum, mereka terkait dengan sejarah nenek moyang mereka di sini.

Dengan segala ketelatenan menata arsip, Badan Kearsipan Jatim menjadi percontohan nasional. Badan itu meraih pemenang pertama Lembaga Kearsipan Daerah Terbaik Nasional 2015 dalam kompetisi yang diselenggarakan Arsip Nasional Indonesia.

Tak heran, banyak yang berstudi banding ke sana, termasuk dari Papua. ’’Saya juga pernah diundang untuk memaparkan manajemen kearsipan ke Papua,’’ kata Sudjono. Saat ini, Badan Kearsipan masuk nomine bersama 21 inovasi dalam Kompetisi Inovasi Pelayanan Publik (Kovablik) 2016 Jatim.

Prestasi itu menyemangati para pegawai. Padahal, pada masa lalu, kearsipan diakui sebagai tempat ’’buangan’’ pegawai yang tak berprestasi. ’’Kini banyak yang pengin pindah ke sini, saya pilih-pilih,’’ seloroh Sudjono.

Dia berharap ada penguatan armada wisata arsip, menjadi setidaknya dua bus, serta penambahan anggaran. Dia menyebutkan, hanya dianggarkan Rp 200 juta per tahun untuk wisata arsip itu. Perlu penguatan dana agar inovasi berlanjut dan makin mengasyikkan. Jer basuki mawa bea, kata slogan Provinsi Jawa Timur. 

Sumber: www.jpip.or.id